予約メールの例文を紹介!英語での書き方や受付後の返信例も分かる!

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メールで美容院の予約をしたいけど、どうやって書いたらいいのかなぁ?

いざ予約をメールでするとなるとなんと書いていいのか分からない、といった相談をよく目にします。

そんなあなたにシチュエーション別の予約メールの例文をご用意しました。

また、お客様から予約を受付け返信する確認メール、簡単なようですがその場になると、どのように書いていいか悩んだ経験はありませんか?

きちんとした受付メールを送ることによって、お客様の予約忘れの防止、そしてこちらの印象をよくすることにもつながります。

できるだけ少ない回数で、何度も行ったり来たりの確認のメールを送るのは避けたいところです。

そんなあなたのためにも、今回はたくさんの例文を用意しました。

困った時にはこれらの例文が参考になれば嬉しいです。

 

 

予約をメールでする際の例文!ポイントは要点を簡潔に

近頃では予約をするのもメールですることが多くなっています。スムーズな内容で何度もやり取りをしなくて済む書き方の例文をお伝えしましょう。

お店などに予約をメールでする際には、伝えたいことを書き出す。基本はこの5つが入っていれば十分ですよ。

  1. 要件
  2. いつ
  3. 希望は2、3あると良い
  4. 自分の名前
  5. その他質問

いずれも、ダラダラと文章を長くせず、忙しいお店の方の事情も考え、簡潔に箇条書きで要件を中心に伝えるように心がけましょう。

それぞれ違った場面で使える、2つの例文をご紹介します。

 

美容院に予約メールを送る場合の例文

ウェブサイトのある美容院であれば、予約工程に沿って進めればいいのですが、何もない場合は「お問い合わせ」部分から自分で記入しなければなりません。

美容院によっては、LINEでの受け付けを行なっている場合もあります。メールもLINEも同じような書き方で問題ありません。

件名:ヘアーカットとカラーの予約

先日お世話になった山田です。または、新規の予約です。

名前:山田花子

電話番号:000-0000-0000

担当者の希望:鈴木さん

希望日:第1希望1月15日(2時) 第2希望1月16日(5時) 第3希望1月17日(12時)

希望のメニュー内容:ヘアーカットとカラー

質問:希望日と時間ですが、前後で空いている時間を教えていただけると、対応可能です。

誠にお手数ですが、お返事をお願いします。

山田花子

このように、できるだけ簡潔にそして第3希望まであると、スムーズな予約ができ何度もやりとりをしなくてすみますね。

<あまり良くない例>

  • ○日にカットとカラーの予約お願いします。
  • ○日は空いてますか?
  • ○曜日は空いてますか?

お店側にチョイスのない質問だと、何度かやり取りが続き予約完了までに時間がかかります。

 

就活中で会社説明会の予約参加メールの例文

就活中のあなたは、企業への参加説明会の予約や申し込みといった際に、メールでやりとりする機会も増えて来ますよね。

今までのように友達に送るときのようなメールの書き方では、社会人としてはマイナスになることもあります。

社会人としてのマナーを気を付けながら、どのように書いたら失礼がないのかご紹介したいと思います。

基本的に下記の4点は忘れないようにしましょう。

  1. 件名
  2. 宛名
  3. 本文
  4. 署名

件名:会社説明会の予約参加申し込みについて【リクルート大学 山田就活】

株式会社△△

人事部 担当者様

初めてメールをお送りいたします。

現在就職活動を行っており、貴社の会社説明会に参加予約をさせていただきたくメールをいたしました。

<参加希望日時>

○月○日(曜日) ○時

必要書類の詳細を教えていただけると助かります。

お手数をかけ申し訳ございませんがよろしくお願い申し上げます。

山田就活

リクルート大学 〇〇学科 ◯年

電話番号:000-0000-0000

メールアドレス:yamadashukatu@〇〇.jp

<誤字脱字の見直し>
送る前にもう一度、誤字脱字のないように再確認することが重要です。

<メールの書式設定>
企業によってはHTMLメールを制限していることもあります。メールの書式設定はテキスト形式で書きましょう。

HTML、リッチテキストは記号が文字化けを起こすこともあります。

<就活の際にふさわしいメールアドレス>
企業とやりとりをする場合のメールアドレスは普段使っているものと分けて使うことをお勧めします。

基本的には氏名や大学名の入っているアドレスを就活用に作ることがお勧めです。

<24時間以内に返信>
企業からのメールは早く返信するのがマナーです。とは言っても夜中の返信ではなく、朝一番の返信が好ましいです。

次は予約をしてしまったけど事情ができていけなくなった場合もありますよね。
そんな時のために、キャンセルの例文をご紹介しましょう。

 

予約をキャンセルする際も不快のないメールの書き方

予約間違えた!予定が変わっていけなくなった!と日々の暮らしの中ではキャンセルをしないといけない状態になることはあります。

予約をキャンセルしたいときは、電話よりもメールの方が相手の声を聞くこともない分、気持ちが楽なことも確かですね。

とはいっても、また利用するかもしれない相手だとできるだけ不快を与えたくないものです。

<お互いに気持ちの良いキャンセルの仕方とは>

お店側としたらせっかくいただいた予約のキャンセルは、やはり手間のかかるものです。

キャンセルする側もその事を思い、言葉に注意してメールをした方がいいですね。

下記の6点は最低でも記述しましょう。

  1. 店舗名や担当者名
  2. 自分の名前
  3. 予約日時
  4. 予約番号
  5. 予約していたサービス
  6. キャンセル理由

では、こちらも2つの例文をご紹介します。

<ヨガ教室のキャンセル>

ヨガスタジオ 山本インストラクター様

お世話になります。

○月○日付けで、予約をさせていただいた山田です。

予約番号:12345678

□月□日□時の初心者ヨガ教室

誠に申し訳ないのですが。こちらの諸事情により今回の予約のキャンセルをお願いします。

万が一、キャンセル料が発生する場合はご連絡いただけますでしょうか?

この度はお手数をお掛けし申し訳ございませんが、よろしくお願いします。

山田

相手が必要な情報を箇条書きに伝え、キャンセルの理由もきっちりと書く必要はありませんが、誠意ある連絡を心がけましょう。

受け取った側も、丁寧な連絡をいただいたことによって気持ち良くキャンセルの手続きができます。

メールだと顔が見えない分、より丁寧な書き方で、お互い気持ち良い取引が重要ですね。

<企業への説明会をキャンセルする場合>

連絡をせずに当日ドタキャンというのは社会人としてはありえない行動です。

件名:会社説明会の予約キャンセルのお願い【リクルート大学 山田就活】

株式会社△△

人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。リクルート大学 山田就活です。

先日、○月○日(曜日) ○時の会社説明会の参加予約をさせていただきましたが、大学のゼミ発表の日程と重なってしまいました。

誠にお手数ですがキャンセルをお願いします。席を準備いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

また勝手ではありますが、別日で説明会を開催される際には是非参加したいと考えております。

この度はお手数をお掛けし申し訳ございませんが、よろしくお願いします。

リクルート大学 〇〇学科 ◯年

山田就活

電話番号:000-0000-0000

メールアドレス:△△@〇〇.jp

正しいマナーで連絡をしキャンセルすることによって、その後の新たな説明会の参加もしやすくなりますね。

 

 

予約メールの返信は受付後3回に分けて送ると親切

予約を受け付けた後に送る返信メールは、3回に分けて送るとお客様に対して親切です。

それではどう言った内容の文章をお客様に送ると良いのか、それぞれ3回の例文をご紹介します。

 

1回目の返信は予約受け取りましたの確認メール

予約を受け取ったらできるだけ早く、お客様の不安を取り除くために、「予約受け取りました」という受付確認メールを返信すると良いですね。

小さなお店や個人で経営している場合では、一つ一つの予約にすぐに対応することもできないことはないと思います。

しかしある程度の規模のお店や会社になってくると、手動でするには難しい場合もあるかもしれません。

その場合は、予約を受け付けた後に、自動的に予約受付メールを配信できるシステムを導入して対応することもできます。

今回は、料理教室での予約受付メールを想定し手動で返信する場合の例文です。

件名:ご予約受付しました。

山田様

この度は私ども料理教室のご予約をありがとうございます。

下記の通り、予約を確定しました。

ご予約内容

「イタリア料理手作りパスタの会」

予約日時

〇〇年〇〇月〇〇日

詳細内容につきましては後ほど、お知らせさせて頂きます。

田中(料理教室イタリアン)

<連絡先>

電話番号:000-0000-0000

メールアドレス:△△@〇〇.jp

住所:東京都〇〇〇〇〇〇

 

2回目の返信は予約詳細内容のお知らせメール

その後に、もう少し詳しい予約情報、料金、キャンセルポリシーなども含めた内容の受付メールを返信するとお客様も準備がしやすいでしょう。

<予約受付メールに書いた方が良い内容>

  • 予約情報の詳細
  • 予約日時
  • 内容
  • お客様の氏名
  • 連絡先
  • 予約されているサービス
  • 予約番号
  • 料金
  • 場所
  • 必要な持ち物
  • 注意事項
  • オンラインセミナーの場合はZoomミーティングURL
  • キャンセルポリシー

では、2回目の受付メールについての例文もご紹介します。

件名:ご予約いただきました詳細のご案内です。

山田様

改めましてこの度は、当方の料理教室をご予約頂きありがとうございます。

予約内容の詳細を確認させていただきます。

ご予約内容:「イタリア料理手作りパスタの会」

予約日時:〇〇年〇〇月〇〇日

時間:〇〇時〜〇〇時まで

当日必要な持ち物:エプロン、タオル、筆記用具、etc…

こちらでも、レシピ等作り方の説明プリントを用意しておりますが、ご自身でメモを取りたい場合は筆記用具を持参してください。

田中(料理教室イタリアン)

<連絡先>

電話番号:000-0000-0000

メールアドレス:△△@〇〇.jp

住所:東京都〇〇〇〇〇〇

<キャンセルポリシー>

キャンセルはご予約日の○日前までにご連絡下さい。

無断キャンセルの場合は料金の○%のキャンセル料を頂戴します。

ご予約に関するお問い合わせは田中までお問い合わせください。

 

3回目の返信はリマインドメールのお知らせ

予約を受け取ってから予約当日まで時間がある場合、お客様も忘れていることがあります。

その為に、予約の2、3日前頃には、予約確認のための「リマインドメールのお知らせ」を返信することが望ましいでしょう。

仮に、お客様の気が変わられたり、何らかの事情でキャンセルされたりする場合も、2、3日前でしたら代わりのお客様を見つけることも可能です。

では、「リマインドメールのお知らせ」について例文を紹介しましょう。

件名:「イタリア料理手作りパスタの会」ご予約の確認

山田様

ご予約の3日前となりましたの、念のためお知らせを申し上げます。

当日はお会いできることを心よりお待ちしております。

お気をつけていらしてください。

当日必要な持ち物:エプロン、タオル、筆記用具、etc…

こちらでも、レシピ等作り方の説明プリントを用意しておりますが、ご自身でメモを取りたい場合は筆記用具を持参してください。

田中(料理教室イタリアン)

<連絡先>

電話番号:000-0000-0000

メールアドレス:△△@〇〇.jp

住所:東京都〇〇〇〇〇〇

<キャンセルポリシー>

キャンセルはご予約日の○日前までにご連絡下さい。

無断キャンセルの場合は料金の○%のキャンセル料を頂戴します。

ご予約に関するお問い合わせは田中までお問い合わせください。

このように、予約を受け付けてから3回に分けて受付の確認メールを返信することによってお客様も予約を忘れることはないでしょう。

 

 

予約メールを英語で!レストランやホテル手配の例文

海外旅行や出張の際、できれば現地の評判の良いレストランで食事やホテルを予約したいと思いませんか?

そういった場合に使える英語での予約メールの書き方をご紹介しましょう。

 

レストランでの予約メールの書き方

人気のレストランは早めの予約が必要、それに電話で予約するのはちょっと気がひけるな、というあなたでも次の例文を使うと問題ありません。

こちらも遠回しな表現ではなく、簡単に箇条書きにすることが望ましいです。

Subject: Reservation request
(予約の依頼)

Dear Sir or Madam,
(担当者の性別がわからない場合の挨拶)

I would like to make the following reservation.
(予約をしたいので、下記の詳細を確認してください。)

Name: Taro Yamada
(氏名:山田太郎)

Number of guest: 2
(予約人数 2名)

email:
(△△@〇〇.com)

Telephone: +81-000-0000-0000
(日本の国番号 81-000-0000-0000)

Date: Dec, 24 2021
(2021年12月24日)

Time: 7:00pm
(午後7時)

Special Request: Is it possible to reserve a table with a ocean view?
(リクエスト:可能であれば海の見える窓際の席)

Please kindly reply to this message and confirm the reservation.
(予約確認の返事をお願いします。)

Thank you,

Taro Yamada

上記のメールを送ると、おそらく下記のような返信メールが来ると思われます。

<レストランからの返信>

Dear Mr.Yamada
(山田様)

Thank you for choosing our restaurant.
(当方のレストランをお選びくださりありがとうございます。)

We confirm your reservation as follows,
(下記の内容でご予約を承りましたので、確認ください。)

Name: Taro Yamada
(山田太郎様)

Date: Saturday December 24th
(12月24日 土曜日)

Time: 7:00pm
(午後7時)

Number of people: 2
(2名様)

We will be happy to provide the table with ocean view as per requested.
(ご希望いただいた海の見える窓際のお席につきまして、喜んでご用意させていただきます。)

In case of any changes in your plan, please do not hesitate to call us at 000-0000.
(ご予約の変更がございましたら、遠慮なく000-0000までお電話ください。)

We look forward to serving you.
(ご来店をお待ちしております。)

Thank you,
(ありがとうございます。)

David
Star Restaurant
(スターレストラン 担当デイビッド)

とくに英語で予約をする場合は、返って来た返信の意味が分からないとちゃんと予約できているのか心配なところです。

現在は、翻訳機能も充実していて、メールだとコピーして翻訳機能を使えば大体のことは何が書いているのか分かるというのも便利なところですね。

次は、ホテルを予約したい場合の書き方も例文を含めご紹介しましょう。

 

ホテルの予約メールの書き方

ホテルの予約メールの書き方もレストランに送ったメールを参考にしましょう。

Subject: Reservation request
(予約の依頼)

Dear Sir or Madam,
(担当者の性別がわからない場合の挨拶)

I would like to make the following reservation.
(予約をしたいので、下記の詳細を確認してください。)

Name: Hanako Yamada
(氏名:山田花子)

Number of guest: 2
(予約人数 2名)

Number/Type of  rooms:one double room
(ダブルベッドがある2人部屋)

email:
(△△@〇〇.com)

Telephone: +81-000-0000-0000
(日本の国番号 81-000-0000-0000)

Arrival Date: December 1st 2021
(到着日 2021年12月1日)

Total night: Three nights
(3泊)

Check out Date: December 4th 2021
(チェックアウト日 2021年12月4日)

Other request: with breakfast
(その他の希望 朝食付き)

Special Request: Is it possible to reserve a room with a ocean view?
(リクエスト:可能であれば海の見える部屋)

Could you confirm my reservation and let me know the price in return?
(予約確認と料金の返事をお願いします。)

I would like to pay by credit card VISA.
(ビザカードで支払いしたいと思っています。)

Sincerely,
(よろしくお願いします。)

Hanako Yamada
(山田花子)

こちらも上記のメールを送ると、おそらく下記のような返信メールが来ると思われます。

<ホテルからの返信>

Dear Ms.Yamada
(山田様)

Thank you for choosing our hotel.
(当方のをお選びくださりありがとうございます。)

We confirm your reservation as follows,
(下記の内容でご予約を承りましたので、確認ください。)

Name: Taro Yamada
(山田花子様)

Arrival Date: December 1st 2021
(到着日 2021年12月1日)

Total night: Three nights
(3泊)

Check out Date: December 4th 2021
(チェックアウト日 2021年12月4日)

Other request: with breakfast
(その他の希望 朝食付き)

Further details of your booking are listed below:
その他の詳細は以下の通りです。

Number of guest: 2
(予約人数 2名)

Number/Type of  rooms:one double room
(ダブルベッドがある2人部屋)

We will be happy to provide the room with ocean view as per requested.
(ご希望いただいた海の見えるお部屋につきまして、喜んでご用意させていただきます。)

Rooms with a view of the ocean are $200 per night, and plus 14% tax.
(海の見えるお部屋は1泊200ドルで税金が14%上乗せされます。)

We accept Visa cards.
(ビザカードのご利用ができます。)

Amenities: Free WiFi, Gym, etc…
(無料のWiFiとジムの利用など)

If you have any additional questions, please do not hesitate to contact me or the hotel directly.
(もし何か質問がありましたら遠慮なく私、もしくは直接ホテルにお問い合わせください。)

We are looking forward to your visit and hope that you enjoy your stay.
(楽しい滞在の日をお待ちしています。)

Best Regards
(敬具)

David
Hotel Ocean Beech
(オーシャンビーチホテル 担当デイビッド)

これらを応用してもらうといろいろな所の予約もでき、もう英語の予約メールも怖くないですね。

 

 

まとめ

  • 予約をする際のメールは、例文を参考に伝えたい内容を箇条書きにする
  • 要件、いつ、希望、自分の名前、その他質問と基本はこの5つを忘れずに書く
  • 就活中の会社説明会などの予約メールを送る際は、誤字脱字がないか送る前に再確認する
  • 予約をキャンセルする際の書き方は、相手のことも考えて、言葉に注意して丁寧に伝えるようにする
  • 予約受付後の返信メールは「受け取りました」「詳細」「リマインドメール」と3回送るとお客様も予約した事を忘れず、さらに安心する
  • 英語でレストランやホテルの予約を取るときも、簡単に箇条書きにする

今回はたくさんの例文を用意しました。予約する側のメール文から受け付けた側の返信メール、そしてキャンセルの書き方まで、例文がたっぷり詰まっている記事内容です。

あまり送る機会のない相手へのメールの際は、これらの例文がお役に立つと嬉しいです。

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