徹底解説!スカイプの会議を設定する方法は?会議に便利な機能をご紹介

スカイプ

スカイプは無料でweb会議ができるツールとして、ビジネスなどで広く使われていますね。

私も先日、初めてスカイプでのweb会議を経験しました。

うまく発言できるかということよりも、部屋がぐちゃぐちゃ!どうしよう!など余計なことが気になりましたが(笑)

人と接触を避けるためのテレワークも多くなり、web会議をする企業も増えています。

しかし、急な会議で慌てたり、予定を忘れてしまったりすると困りますよね。

そんな時は、スカイプで会議の日時を設定する機能を使うと便利です!

あらかじめ会議の日時を設定しておけばスケジュール管理ができ、準備もできますね。

そこで、スカイプで会議を設定する方法や、会議がスムーズにこなせるような機能を調べました。

web会議を快適に進めたいあなたは必見です!ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

 

スカイプで会議の日時を設定して会議をスムーズに!

スカイプには無料で個人向けのスカイプと、有料で法人向けのSkype for Businessとがあります。

無料のスカイプはweb会議に参加できる人数が、最大50人までです。

小規模のチームや趣味のグループなどに向けたサービスなので、セキュリティ面での不安があります。

Skype for Businessはweb会議に参加できる人数は最大250人までです。

Skype for Businessはネットワーク通信が暗号化され、添付ファイルなどのデータがすべて保護されるので、セキュリティ面で安心です。

どちらのスカイプを使っているかで設定の仕方や、機能面に違いがあるので順にご紹介していきます。

 

無料のスカイプで会議を設定する方法

無料のスカイプで会議を設定するには、「通話の予定の設定」という機能を使います。

  1. Skype にサインインする
  2. 「連絡先」の一覧から、通話を予定する相手やグループをクリック
  3. 右下の「…」ボタンから「通話の予定の設定」をクリック
  4. 「通話の予定の設定」ウィンドウが立ち上がるので、件名を入力
  5. 日付、時間を入力
  6. アラート(予定が近づいたことを知らせる時間)を入力
  7. 「送信」をクリック
  8. チャット画面に会議名、日時が表示されたことを確認

アラートの時間や通話を設定した時間になると、スカイプが起動していなくても、デスクトップ画面に通知が表示されます。

時間が近づくと通知が来るので、忘れていても安心ですね!

無料のスカイプの場合は、スカイプのアカウントを持っていない人を招待することもできます。

会議用URLをコピーしてメールなどで送って招待しましょう。

招待された相手が予定を承諾すると、画面に表示されている会議名や日時の下にある「保留中」の文字が「承諾」になります。

でも、ちょっと予定が合わない…という時もありますよね。

そんな時、招待された側はチェックマーク(承諾)、または、バツ(辞退)で意思を伝えることができます。

 

Skype for Businessで会議を設定する方法

Skype for Businessでオンライン会議を設定するにはOutlook を使います。

  1. Outlook のカレンダーを開く「新しいスカイプ会議」をクリック
  2. 「宛先」に参加させたいユーザーを追加する
  3. 「宛名」に会議の名前を入力する
  4. スケジュールアシスタントをクリックして全員の空き時間を確認する
  5. 日付と時刻を選ぶ
  6. 「送信」をクリック

これで参加者に会議出席依頼の招待メールが送られ、会議を設定することができます。

参加者のスケジュールを確認しながら日時を設定できるのは便利ですね!

また、会議に使う資料を添付して送ることもできます。

  1. 「挿入」をクリック
  2. 「ファイルの添付」をクリックし添付するファイルを選ぶ

あらかじめ資料があれば、会議の内容を参加者で共有できるので、スムーズに会議が進められます。

 

 

スカイプの会議に招待された!参加する方法は?

スカイプで会議を設定し開催する方法はお分かりいただけましたか?

招待されたのはいいけど、参加方法が分からない!

そんなあなたは会議の前になって焦らないように、参加方法も確認しておきましょう。

 

無料スカイプの会議へ参加する方法

無料のスカイプで会議へ参加する方法は2通りあります。

スカイプアプリから参加する
  1. スカイプにログインする
  2. 画面左側に表示されている会議名をクリックする
  3. 画面右側に会議の履歴が表示される
  4. 右上の[通話を開始]をクリック
    誰かが既に会議を開始している場合は、「通話に参加」ボタンをクリック

スカイプのアカウントを持っていない場合や、スカイプにログインしないで参加したい場合は次の方法で参加します。

メールで送られてきた会議のリンクから参加する
  1. 会議のリンクをクリック
  2. スカイプのアカウントを持っていない場合は「ゲストとして参加」をクリック
    アカウントを持っている場合は、「サインインまたは作成」をクリックしてサインイン
  3. 名前を入力して「参加」をクリック
  4. ビデオボタンとマイクボタンのON/OFFを確認
  5. 準備ができたら「会議を開始」をクリック
    他のメンバーがすでに参加しているときは「会議に参加」ボタンをクリック。

名前は参加しているメンバーに公開されるので、本名でなくてもよいですが、メンバーに分かる名前にしましょう。

 

Skype For Businessの会議へ参加する方法

会議が設定されると、主催者から参加者に「会議出席依頼」が届きます。

参加者は「会議出席依頼」の中にある「Skype会議への参加」をクリックすると会議に参加できます。

最初はマイクの設定がミュートで自分の声が相手に届かないため、マイクボタンをクリックして解除しましょう。

そうするとマイクボタンから斜線が消え、会議の参加者と会話をすることができます。

参加するのは、ワンクリックでできて簡単ですね!

 

 

スカイプ会議の新機能!今すぐ会議のやり方

会議を前もって設定しておくと準備などに便利ですが、すぐに打合せしたい時もありますよね。

ちょっと顔を見て話したい、という時に日時の設定をするのは面倒です。

ささっと手軽に会議を始められないかな?という時に便利な今すぐ会議という機能があります。

web会議の需要が増えたことに合わせて、2020年4月に登場した新機能なんです!

スカイプのアカウントやアプリがなくても、web会議を行うことができるというこの機能で、web会議が身近で手軽なものになりますね。

今すぐ会議のやり方は簡単なのでぜひ活用してくださいね。

 

スカイプのアカウントなしで今すぐ会議を使う方法

主催者も参加者もスカイプのアカウントを持っていない時のやり方です。

  1. スカイプの公式ホームページにアクセス
  2. 「無料会議を作成する」をクリック
  3. 「会議」と書かれた部分に会議名を設定
  4. 会議用URLが生成されるので、クリックしてコピー
  5. 会議用URLを参加者にE-Mailなどで配布
  6. 準備が整ったら「通話を開始」をクリックして会議スタート

参加者は会議用URLをクリックして「ゲストとして参加」をクリックし、名前を入力して「参加」をクリックすれば会議に参加できます。

 

スカイプにサインインして今すぐ会議を使う方法

スカイプのアカウントを持っている主催者がチャット画面から会議を始めるやり方です。

  1. スカイプにサインインする
  2. 右側の「会議」から「会議をホスト」をクリック
  3. 「会議の準備ができました」と表示される
  4. 「Skypeの連絡先」をクリックして連絡先一覧から招待する人にチェックをつけて「完了」をクリック
    連絡先のない参加者を招待するには「リンクをコピー」をクリックしてメールなどで会議用リンクを教える
  5. 準備が整ったら「通話を開始」をクリックして会議スタート

アカウントを持っている参加者は、サインインして画面左側の「会議」から「会議に参加する」をクリックします。

ウィンドウが立ち上がるので、送られてきた会議用URLを貼り付けて「参加」をクリックすると会議に参加できます。

 

 

スカイプ会議の画面共有機能は会議に必須!

web会議中に画面越しで話していると、相手が何を見ているのかが分かりませんよね。

自分が指示した資料をちゃんと見て理解してくれているのかな?と不安に感じることがあると思います。

そんな時は、画面共有機能が便利でおすすめです。

会議をしながら自分や相手の画面をリアルタイムで共有できる機能です。

言葉だけの説明が難しい時も、同じ画面を見ながら会話ができるので、話が伝わりやすいですね。

web会議に必須な画面共有機能の使い方を覚えて活用しましょう!とても簡単ですよ。

 

無料スカイプで画面共有する方法

使っているバージョンや、MacかWindowsかでボタンの位置や形が違いますが、やり方は同じです。

  1. 通話を開始した後、画面下の「+」ボタンor「□」が二つ重なったボタンor「…」ボタンをクリック(バージョンなどで違う)
  2. 「画面を共有」をクリック
  3. 「開始」をクリック

画面共有を終了する時は、「画面共有を表示しない」というボタンがあればクリックするか、再度画面共有のボタンをクリックすると終了できます。

 

skype for businessで画面共有する

skype for businessで画面共有するには、発表者としての権限を持つ必要があります。

発表者は会議の主催者だけが所持しているので、画面共有をしたい人が主催者なら問題ありません。

それ以外の人が画面共有したい場合は、主催者から発表者としての権限を付与してもらわなければなりません

主催者はオプションから「発表者の選択」をクリックし、画面共有したい人の権限を「出席者」から「発表者」に移動します。

ひと手間かかりますが、まずその操作をしてから画面共有をしましょう。

  1. 会議中に画面下の受話器マーク右にあるモニターマークをクリック
  2. 「デスクトップの共有」をクリック
  3. ポップアップウインドウが出てくるので確認後「OK」をクリック

これで相手に共有したい画面が表示されます。共有を終了する時は、画面上部の「共有の停止」をクリックすると画面共有が終了します。

機密情報を含んだ資料などを一緒に開いていると、見えてほしくない相手にも見えてしまうことがあります。

重要な資料などは閉じておき、デスクトップに何が映っているかを確認してから共有しましょう!

 

画面共有がうまくできない時は?

画面共有は、利用しているデバイスやバージョンの関係でうまく作動しない場合もあり、原因は複数考えられます。

  • 多くのアプリを同時に使用している
  • 利用環境が悪い(電波やWi-fi環境など)
  • 容量が少ない
  • バージョンが古い

これらの原因が考えられるので、うまくいかない時は対処していく必要があります。

画面共有中は充電の消耗も激しいことから、機器にかなり負荷がかかると考えられています。

使っていないアプリは終了し、不要なデータは削除して空き容量を増やしましょう。

スカイプはインターネット回線を使うので、うまくいかない時はインターネットの接続状況や利用環境の見直しが必要です。

また、相手との使っているスカイプのバージョンに違いがあると、うまくいかない場合があります。

相手にも確認してもらい、最新のバージョンにアップデートしましょう。

大切な会議の前などは、画面共有することも踏まえて一通り確認しておくといいかもしれませんね。

 

 

まとめ

  • スカイプの会議をあらかじめ設定しておくとスケジュール調整や準備がしやすい
  • 無料のスカイプとskype for businessとがあり、組織がどちらを使っているかで会議の設定方法が違う
  • 無料のスカイプは小規模の会議に便利
  • skype for businessはセキュリティがしっかりいているので、ビジネスでの会議に便利
  • 無料のスカイプで会議へ参加する方法は、アプリから参加する方法と会議のリンクから参加する方法とがある
  • 今すぐ会議機能はアカウントがなくても手軽に会議ができる
  • 今すぐ会議機能は会議の日時を設定する必要がなく、すぐ始められる
  • 画面共有機能は会議に必要なので使い方を覚えておくと便利

知らなかった機能が多く、使いこなせるのと使いこなせないのとでは、仕事や会議の効率に大きな差がでるのだろうと実感しました!

今後、ますますweb会議は増えていくことと思います。

会議室というものもなくなって、web会議が当たり前になる、ということもあり得るかもしれません。

仕事でもプライべートでもうまく使いこなせていけるといいですね。

コメント

タイトルとURLをコピーしました