表計算ソフトで代表的なのは、エクセルですよね。
お仕事や家計簿作り等、公私ともに使用されている方が多いと思います。
しかし、これからパソコンの購入を検討されているあなた。
macが本当は欲しくても、エクセル等、マイクロソフト社の製品をmacで使う場合、互換性や費用面が気になり、購入を懸念してしまいますよね。
しかし安心して下さい！エクセルはオンライン版であれば、macでも互換性を気にせず無料で使えるのです。
その方法はオフィスオンラインです。無料でマイクロソフトオフィスが使えるとなるとmacの購入も選択肢に入れる事が出来ますよね。
この記事では無料のエクセルオンライン版の使い方、有料のインストール版との違いについても解説します。
エクセルオンライン版は無料でmacやスマホでも使える!
マイクロソフト社が作っているエクセルには、2種類あります。
パソコンにインストールをして使用するインストール版と、ブラウザ上で操作をするオンライン版です。
エクセルをインストールする場合は、パッケージ代で16,284円(税込）の導入費用が掛かります。
オンライン版であればマイクロソフトのアカウントさえあれば、無料でエクセルを使用する事が可能です。
それにマイクロソフトのアカウントさえあれば、macでもスマホでもタブレットでもインターネットに繋がった端末さえあれば使う事が出来るのです。
またエクセルだけでなく、ワードやパワーポイント等も使えるので、びっくりしますよね！
ただし、一部機能の使用が制限されているので、インストール版に慣れている方には少し使いにくいところもあります。
家庭で家計簿を作るくらいの、ちょっとした表計算ソフトを使いたいだけであれば、オンライン版でも充分使用可能です。
オンライン版について、一部機能は制限されるものの、関数に関しては常に最新のものが随時更新されています。
その為古いバージョンのインストール版のエクセルよりは、新関数が使える分使いやすいということもありますね。
これまでパソコンのOSはWindows一択だった方も、オンラインでマイクロソフトオフィスが使えるとなるとmacへ乗り換えの道も開けますよね。
macでも、もちろん表計算ソフトで、Apple社製のNumbers(ナンバーズ)という表計算ソフトもあります。
しかし、どうしてもエクセルの方が一般的に使われている為、データのやり取りもエクセルで作られたものが送られてくる事が多いと思います。
そのようなデータのやり取りが発生した場合、エクセルファイルを表示させた時にレイアウトが崩れる等のデメリットがあります。
しかしオフィスオンラインであればマイクロソフト製ということもあり、インストール版エクセルとの互換性が非常に高いです。
その為、レイアウトが崩れるということは他の表計算ソフトよりは圧倒的に少ない為、安心して使う事が出来ます。
インストール版とオンライン版の主な機能の違い
エクセルのインストール版とオンライン版は先程もお伝えしましたが、同じマイクロソフト製品という事で互換性（ごかんせい）がとても高いです。
インストール版で作成したエクセルファイルをオンライン版でひらいた場合、ほとんど問題なく表示されます。
しかしインストール版にある開発タブがオンライン版にはありません。
その為マクロを実行したりチェックボックスを表示したりすることはできないのです。
では他にインストール版とオンライン版の機能の違いにどういったものがあるのか気になりますよね。
一部ですが、主な機能の違いについて調べましたのでご紹介します。
【オートフィルの制限】
オートフィル機能を使って連続のデータを入力したい時、例えばお仕事だと管理番号や、日付等はよく使いますよね。
インストール版であれば、オートフィルを実行した時にオートフィルオプションが出ます。
「セルのコピー」や「連続のデータ」や「書式のみのコピー」なのか等を選択できますが、オンライン版では選択が出来ません。
セルA1に「1」と入力して下の列にオートフィルを使うと、1だけがコピーされるようになるのです。
その為「1,2,3,4,5,6・・・」と連続のデータを下の列に表示させたい場合は先にセルA1に1、A2に2、A3に3と入力をします。
そしてその次のセルA4から下にオートフィルを使う必要があるのです。少し面倒くさいですよね。
【条件付き書式の設定が出来ない】
インストール版で条件付き書式を開くとルールの管理から数式を設定して色を変える等の設定が出来ます。
ですが、オンライン版の条件付き書式にはルールの管理が存在しない為、設定が出来ません。
もともとインストール版で作成していたファイルを開いた場合、設定していたルールのまま表示はできますが、編集はできないのです。
【図形の機能の制限】
オンライン版でも図形の挿入はできます。しかし、インストール版に比べると種類は少なめです。
またテキストBOXが無い為図形の中に文字を書く事が出来ません。
【シートの保護が出来ない】
もともと、インストール版で作られたファイルが保護されている場合は、オンライン版でも反映されます。
ですが、オンライン版でそのファイルの保護を解除し、あらたに保護を設定する事は出来ません。
短期間だけエクセルインストール版を使用したい場合
インストール版とオンライン版のエクセルの主な機能の違いについてご紹介させて頂きました。
私は、今マクロを勉強している事もあり、オンライン版だと機能が制限されている為やはりインストール版じゃないと厳しいと思ってしまいました。
しかし！私のような少しの期間だけ勉強したい方や短期間だけ使いたいという方に朗報です。
なんとサブスクリプション版のエクセルがあるのです。
その名は「Microsoft 365 Personal」（マイクロソフト365パーソナル）です。
年間契約だと12,984円（税込）ですが、「1年も使わないよ」という方は月単位で契約可能で1ヶ月1,284円（税込）で利用出来ちゃいます。
しかも最初の1ヶ月はなんと無料でお試しが出来てしまうのです。
そして、エクセルだけではなく、ワードやパワーポイント、アクセスの他にもマイクロソフトオフィス製品の最新版が利用出来ます。
しかも同一ユーザーが使用する全てのデバイスへ同時に5台までサインインする事が出来ます。
例えばWindowsとmacでパソコン2台持ちの方は両方にインストールすることが可能です。
最初の1ヶ月は無料ですし月単位で更新が出来るので短期間だけ使用したい、お試しで使ってみたいという方におすすめです。
もしこれで使ってみて、長期で使用する事になった場合はそこで初めてインストール版を導入してもいいかもしれませんね。
エクセルオンライン版の使い方を解説
実際にオンライン版のエクセルはどうやって使うの？
お待たせしました。それではオンライン版エクセルの使い方について順を追って解説させて頂きます。
先に準備する事
- マイクロソフトアカウントを作成する（メールアドレスさえあれば無料で作成できます）
- macのパソコンの場合は保存先であるOneDrive（ワンドライブ）をインストールしておく
始め方
- ブラウザを起ち上げたら「Office.com」をアドレスバーで検索
- WEB版のofficeページが開く
（マイクロソフトアカウントでログインしていない方は最初にログインを求められる） - トップページの左端のエクセルマークのボタンをクリック
- エクセルを選択するとオンライン版エクセルが開く
使い方
始め方の1～4の手順でオンライン版エクセルが起動します。使い方についてはインストール版と同じです。
ただ、機能が一部制限されていてることや、ショートカットキーも大体同じなのですが、いくつか使えないものもあります。
ショートカットキーについてはオンライン版エクセルのリボンの「ヘルプ」→「キーボードショートカット」にて一覧で確認する事が出来ます。
エクセルオンライン版の保存について
オンライン版エクセルはどうやって保存するの？
オンライン版エクセルのファイルはオンラインストレージであるOneDriveへ保存されます。
保存ボタンが無く自動保存されるという点はインストール版と大きな違いですね。
OneDriveはマイクロソフトアカウントを作成した時にオンライン版officeと一緒に自動的に使えるようになったオンラインストレージの事です。
※オンラインストレージとはインターネット上に保管しておく場所の事です。
5ＧＢの容量が無料で使えますし、OneDriveのデータを確認する際はWEｂブラウザからアクセスするだけ。
それ以外にも自分のパソコンのローカルから確認したりアップロードや削除したりする事も出来ます。
Windows8.1以降であればエクスプローラーを開くとOneDriveがすぐ見つかります。
macだとインストールをする必要がありますので先に準備しておいてくださいね。
共同編集の仕方
OneDriveへの保存は自動ででき、またOneDriveのおかげで共同編集も簡単にする事が可能です。
例えばローカルにあるファイルを誰かと共有して共同編集したい場合は、共有したいファイルをOneDriveに保存します。
そして共有したいファイルを開いて、エクセル画面右上に共有というボタンがあるので、共有リンクの取得をクリック。
編集リンクと表示のみリンクどちらかのリンクをコピーして、共有相手に送ります。
そのリンクを送られた相手がリンクを開くとオンライン版エクセルに繋がります。
オンライン上で閲覧、編集をする事が出来て、尚且つ共同で作業をする事が可能となります。
テレワーク等で会社から離れてお仕事をする場合でも、スマートにデータのやり取りが出来るので効率もよく、生産性も上がること間違い無しですね。
まとめ
- オンライン版エクセルならmacやスマホ等オンラインに繋がった端末があれば無料で使える
- オンライン版エクセルは機能が一部制限されている
- オンライン版エクセルの使い方はインストール版とほとんど同じだが保存の仕方が違う
- macでオンライン版エクセルを使う場合は先に保存先であるOneDriveをインストールしておく必要がある
オンライン版エクセル等のオフィスオンラインが開始されたのは2010年6月からです。
最初は動作が遅かったり、反応が悪かったり使いづらいという声もありました。
しかし度々アップデートをされて、最近（2021年2月現在）ではスクロールや、ドラッグで範囲指定する際の速度も格段に上がっているのです。
作業がサクサクと進みますし、よく使うSUMやIF関数、並び替え機能等はインストール版と同様に使用が出来ます。
一部機能、マクロやシート保護設定が制限されるところや、ショートカットキーがインストール版と違うというデメリットではあります。
でも無料で使えますし、何より嬉しいのが、アップデートを意識しなくても常に最新にアップデートされる為、快適に使う事が出来ます。
パソコンの購入を検討されていて、エクセルやワードといったオフィスアプリを導入するか迷っている方。
またmacを本当は購入したいけど、マイクロソフト社のオフィス製品が入っていなくて費用面で購入を懸念されている方も！
一度、オンライン版エクセル等のオンライン版オフィスを試してみてはいかがでしょうか。
なんと言っても無料という心強いサービスを試さない訳にはいきませんよね。
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