2020年の春頃から企業のリモートワーク導入が急激に増加しています。
リモートワークによる在宅勤務が増えたことにより、育児や介護をしながらでも、仕事を続けやすくなりました。
また長時間の通勤も不要になるなど、良いこともたくさんありますよね。
リモートワークでよく使われる、スカイプを利用した会議は、今どの企業でも行われています。
しかし、ある程度スカイプのやり方を理解していないと、使うには難しそうなイメージがありませんか?
会社でスカイプを使うことになった場合、「やり方がわかりません」とは、言いづらいですよね…。
そんな不安を解消するために、ここではスカイプ会議のやり方を解説したいと思います!
きっと会社でのリモート会議も、焦らず準備することができますよ。
スカイプ会議のやり方は⁈
スカイプは、インターネット回線を使って、音声・ビデオ通話ができるのが特徴です。
通話以外にも、ファイルのやり取りや、画面共有機能を備えているので、リモートワーク会議での利用に優れています。
また、友人とオンラインゲームを楽しむ時などの場面でも、多く利用されていますね。
今回は会社でスカイプを使って会議する際の、やり方を説明していきますね。
まず、スカイプ自体を使ったことがない方は、スカイプをパソコンで使える状態にしなくてはいけません。
そのため、最初に下記の初期設定を行いましょう。
- スカイプのダウンロード/インストール
- アカウントの作成
- 音声/画面テスト
スカイプをダウンロード/インストールするには、Microsoftアカウントが必要になります。
任意のメールアドレスが一つあれば、アカウントの作成が可能です。
しかし、会社で利用する場合は、既にアカウントが作成されている場合があるので、一度確認してみると良いですね。
初期設定が完了したら、次にスカイプ会議のやり方についてです。大まかな流れは以下のようになります。
- 相手を登録
- 連絡先を追加
- グループチャットの作成
- Web会議を開始する
こうして見てみると、意外とやり方は簡単そうですね。それぞれ詳しく見てみましょう。
相手を登録する
スカイプ会議を行う際は、まず、会議に参加する相手を事前に登録しなければいけません。
全世界のスカイプユーザーの中から、通話したい相手を検索します。検索方法は4つです。
- 名前
- スカイプ名
- メールアドレス
- 電話番号
検索をかけ、検索結果から正しいと思われるメンバーを選びましょう。
スカイプユーザーには、同姓同名の人が何人もいて、間違えてしまう可能性もあります。
そのため、事前に登録したい相手のスカイプ名やメールアドレスなどを聞いておくと、検索するとき、間違いもなく確実ですね。
連絡先を追加する
相手を見つけたら、「連絡先の追加リクエスト」を送信しましょう。そうすると相手に、通知が届きます。
そして、相手のユーザーに承認してもらうことで、お互いを「連絡先リスト」に追加できます。
「連絡先リスト」に追加後は、連絡先画面からすぐにそのメンバーを呼び出すことができます。
グループチャットの作成
チャットタブをクリックし、「新しいチャット」＞「新しいグループチャット」を選択すると、新しいグループが作成できます。
グループチャット作成の際、グループ名をつけましょう。
また、カメラマークをクリックすると、グループ画像も設定することができますよ。
グループ画像は設定しなくても、グループ作成することが可能です。
グループチャットの名前などを作成した後、追加した連絡先から招集する相手を選ぶと、グループチャットが作成されます。
連絡先に登録されていないユーザーをグループに入れたい場合は、画面上部の「検索窓」を利用します。
検索窓に追加したい相手の名前、スカイプ名、またはメールアドレスを入力することで、選択できます。
グループチャットは、一つのグループに最大50人まで追加することができますよ!
Web会議を開始する
作成したグループチャットを開くと、グループチャット画面の右上に、電話のアイコンとビデオカメラのアイコンがあります。
電話のアイコンをクリックすると、音声のみのチャットができ、ビデオカメラのアイコンをクリックすると、ビデオチャットができるようになります。
また、スカイプ会議中、自分一人だけが途中退室したい場合もありますよね。
そんな時は、赤い「電話機のアイコン」をクリックすると退出することができます。
そして、再び参加したい場合や、間違って退出してしまった場合も、グループの通話が続いていれば、「通話へ参加」ボタンをクリックすると、会議へ戻ることができます。
スカイプ会議で使える便利な機能
スカイプで会議ができるのは、便利で嬉しいですが、画面越しだとしっかり会議ができるのか不安もありますよね。
しかし、スカイプには会議を行いやすくするための便利な機能があります!
これらを活用することにより、今までと同様にしっかり会議を行うことができますよ。
ここでは、快適なスカイプ会議をするための便利な機能についてご紹介します。
- 画面共有機能
- 録音・録画機能
- 字幕機能
- 今すぐ会議
- 背景変更機能
これらは、スカイプ会議をサポートしてくれる様々な機能になります。
それぞれの機能について、解説していきますね。
画面共有機能
画面共有機能は、自分以外の参加者にパソコンやスマートフォンの画面を共有し、見せることができる機能です。
プレゼンテーションや写真、ファイルなど通話中にあらゆる情報を、画面上で共有できます。
そのため、より一段と会議の質を高めることができますね!
また、画面のみの共有だけでなく、デスクトップに流れる音声も共有が可能です。
資料などを使うことは、リモートワークだと難しいイメージでしたが、これならとても楽に説明などが行えますね!
まるで普段の会議のように、画面を使ってプレゼンテーションしているような状況ですね。
録音・録画機能
普段の会議では、議事録を取ることが多いと思いますが、その作業も決して簡単ではありませんよね。
内容をまとめようとしても、複雑な話の内容だと、より難しいと思います。
しかし、スカイプ会議では、録音・録画機能があります!
記録として残すことができるので、集中して会議に参加することができます。
また、録音・録画する時は、通話の相手に通知が送られます。
相手側からは、録音・録画を停止することができません。
チャットを終了すれば記録も自動的に停止します。
記録は30日間チャットで使用することができるため、共有することもできますよ。
そして、30日間はいつでも記録をダウンロードし、保存できるので、会議内容を振り返りたいときにも便利ですね。
字幕機能
字幕機能は、相手が話した内容をほぼリアルタイムで字幕化し、映像の上に重ねて表示してくれる機能です。
1対1での通話、グループチャットにも対応します。
また、過去の発言履歴を遡って確認することもできます。
周囲が騒がしくて、相手の言葉がうまく聞き取れない環境の時に使うと、話の内容も理解しやすくなり、役に立ちそうですね。
さらに、20カ国語に対応しているので、外国語が苦手なあなたでも海外の方とやり取りできます。とても魅力的です!
今すぐ会議
今すぐ会議というのは、スカイプのアカウントやアプリがなくてもWeb会議を行うことができるサービスです。
共同作業スペースを簡単に設定して、スカイプを使っていない人を招待できます。
そのため、参加者は簡単に参加することができます。
今までであれば、スカイプ通話をするには、参加者全員がスカイプIDを持っていることや、アプリをデバイスに入れていることが必須でした。
しかし、今すぐ会議では、リンク1つで会議にゲストとして参加することができるので、より気軽に参加しやすいですね。
会議でなくても、友人とのグループチャットなども参加できるので、急なオンライン飲み会には最適です。
背景変更機能
以前のスカイプには、背景をぼかす機能しかありませんでした。
2020年4月に、ぼかす機能以外の背景画像をカスタマイズできる機能が追加されました。
Webカメラに映る自分の背景をぼかすか、以前に追加した画像を選択する、もしくは新しい画像を追加して背景効果をカスタマイズすることができます。
自宅でリモートワークを行う場合、プライベートな空間はできるだけ他人に見せたくないですよね…。
私もリモートワークの際はまず、お部屋の掃除から始めます(笑)
背景変更機能を使えば、周りの目を気にせず会議に集中することができます。とても嬉しい機能ですね!
ただし、背景変更機能は、スマートフォンに対応していないので、注意しましょう。
スカイプ会議に参加できない場合の原因
せっかくスカイプ会議をできるように事前準備までしたのに、いざスカイプ会議が始まった時、参加できなくては意味がないですよね。
しかし、実際「スカイプ会議に参加しようとして、入れなかった」という問題が多々あるようです。
スカイプ会議に参加できないときは、何らかの原因があるはずです!
この記事で、原因などを確認して、途中参加もできるように対処しましょう。
ネットワークの接続環境が悪い
スカイプ会議に参加しようとしてもネットワークの接続環境が悪いと、入れない場合があります。
電波環境が良くないと、大人数での同時通話は難しくなりますよね。
参加できないときは、まずネットワークを確認してみましょう!
ネットワークに問題があった場合は、電波状態の良い場所で再度スカイプ会議にアクセスしてみてください。
ネットワークの接続環境を確認するには、同じブラウザで他のサイトにアクセスしてみて、ちゃんと開けるかどうかで確かめることができます。
スマートフォンの場合は、一度電源を落としたり、機内モードにしたりしてみましょう。
そして電波を繋ぎ直したのち、再度アクセスしてみるのもオススメです。
スカイプのバージョンが古い
スカイプのバージョンが古いため、スカイプ会議に参加できない可能性があります。
新しいサービスが使用できなかったり、新しいバージョンを使っている人とうまく通信できなかったりしてしまう可能性もあります。
私もパソコンに入っているアプリのアップデートは携帯と違って、つい後回しにしがちです。
そして、アップデートすること自体を忘れてしまいます。
しかし、アップデートしないで、古いバージョンのままだと、不具合やバグが生じてしまう場合もあるので注意しておきましょう。
端末にかかる負荷が大きい
スマートフォンなどを使用した通話をするアプリは、端末にかかる負荷を大きくします。
また、他に使用しているアプリがあると、それがスカイプの妨げになってしまうことがあります。
そのため、少しでも負荷を減らすために、他のアプリを終了させてみるといいかもしれません。
それでもうまく参加できない場合は、スカイプのアプリ自体を再起動させるか、パソコンやスマートフォン自体を再起動させてみましょう。
一時的なエラーが原因の場合は、これで解決するかもしれません。
参加人数が多い
スカイプでグループ通話ができる最大人数は50人までとなっています。
しかし、ネットワークの環境にもよりますが、参加人数が多ければ多いほど、音声や画像の質が落ちてしまいやすくなります。
また、途中で接続が切れてしまうトラブルが起きやすいです。
会議では少し難しいかもしれませんが、参加人数を見直すのも一つの手段ですね。
まとめ
- スカイプは、ダウンロードなどの初期設定をすることで始められる
- Web会議のやり方は簡単である
- Web会議は、初期設定後に相手を登録し、連絡先を追加、グループチャットの作成をすることでできる
- 他にも、スカイプには快適な会議をするための便利な機能がある
- スカイプ会議に入れない時は、何かしらの原因があるので、一つずつ対処していくと良い
スカイプ会議のやり方は、一見難しそうに見えますが、意外と簡単であることがわかりました。
一度やり方さえ理解すれば、今後リモートワークが増えても不安になることなく始めることができますね。
会議以外にも、友達とのオンライン飲み会など、様々なシーンで活躍するスカイプを、ぜひ楽しんでくださいね。
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