スカイプでの会議へ招待する方法とは!?会議におすすめな機能も!

スカイプ

会社の外にいても、仕事ができるリモートワークを採用する会社が年々増えてきました。

これに伴って、ビデオ通話ができるソフトなどを使って会議をするようになった会社も多いのではないでしょうか?

私の勤め先もスカイプを使って会議をするようになった会社の一つです。

スカイプって使い方が難しそう…

普段使わないものを目の前にすると、うまく使いこなせるのか不安になりますよね。

私もスカイプの存在自体は知っていても使う機会がなかったので、初めて会議に招待するときはドキドキしました。

しかし、意外と簡単に招待することができました!

この記事を読んで、参加者をスカイプでの会議へスムーズに招待できるようになりましょう!

 

 

スカイプでの会議に招待する方法とは!?

前もってスカイプを使った会議の仕方や参加者の招待方法を知っておくことで、安心して会議を開始することができます。

スカイプには難しい方法も手順もないので簡単に参加者を招待でき、会議も始められます。

スカイプを使った会議の始め方と招待方法について簡単にご紹介していきますね!

 

アプリのインストール

まずは、アプリをダウンロードしましょう。インターネットで「スカイプ」と検索すると出てきます。

ダウンロードが終了したら、電話番号もしくはメールアドレスを入力し、名前、アカウント名、パスワードを入力して登録をします。

入力した連絡先にコードが届くので、それを入力したあとにオーディオをチェックしたら登録完了です!

ここまでは、ほかのアプリを取るときと何も変わらないので安心ですね!

 

会議を作成・共有してメンバーを招待

さて、ここからが本題です。続いて、会議を作成していきましょう。

スカイプのダウンロード終了後、新しいチャットというところから「新しいグループチャット」という項目を選択し、チャットグループを作って会議をします。

このほかにも、オンラインでの会議が増えたということで、「会議」という項目も追加されました。これは「新しいグループチャット」よりも簡単に会議を行うことができます。

この「会議」はグループを作成する必要はないので、すぐに会議をしたい場合や簡易的な会議でよい場合におすすめです。

会議の目的や用途に応じて、どちらか選択して利用するとよいでしょう。

参加者の招待方法ですが、事前に聞いておいた連絡先を入力するか、検索窓でスカイプ上での名前検索をして会議に参加するメンバーをリストアップし、追加リクエストを送ります。

スカイプに登録をしていない人へも、メールやLINEなどを使いURLとして招待を送ることは可能ですが、接続がうまくいかないこともあるので、できるだけ登録しておく方がよいです。

お疲れ様でした!これで会議に向けた準備は終了です!

「通話を開始」を押すだけで、会議を始めることができます。

使い慣れないアプリなので最初は難しく感じますが、工程自体は簡単なのですぐに慣れますよ♪

 

 

スカイプでの会議に参加するには?

参加者に、メールまたは携帯電話のショートメールか、LINEなどのチャットアプリに招待用のURLが送信されます。

招待された人は送られてきたURLをクリックし、「通話を開始」を押すことで会議に参加することができます。

スカイプに登録していないと会議に参加できないの?

スカイプをダウンロードしていなくても、会議に参加することができます!

スカイプをダウンロードしていない場合でも、ゲストとして参加することができるので安心です。

会議に招待してもらう方が、URLを押すだけなので簡単ですね!

まれに招待用のURLが正しくコピーされていなかったり、有効期限が切れたりと不具合が生じる場合もあるそうなので、注意が必要です。

 

 

スカイプでの会議に役立つ便利な機能を紹介!!

会議は、直接会って行う方がいいに越したことはないですが、スカイプを利用した会議にも便利な点はあります。

スカイプには、会議をするのに適した便利な機能が付いており、ぜひそれらを活用していきたいものです!

スカイプで使える便利な機能とその使い方についてご紹介していきます!

 

画面を共有

この機能は、自分のパソコンの画面を相手に見せながら会議をすることができるという機能です。かなり大事で便利な機能ですよね!

まずは、その共有方法をお伝えします。

画面共有をする方法
  1. 通話中の画面にしておく
  2. 「画面を共有」というアイコンをクリック
  3. 見せたい画面を用意する
  4. 全員に画面を共有できる
  5. 停止する場合は、もう一度「画面を共有」のアイコンをクリック

会議の参加者全員に、同じ資料を見せながら会議を進めることができるんです!!

会議の前に資料をコピーしたり、ファイルを参加者に送ったりするといった手間が省けます。

誰が何について話しているのかもわかるし、同じページを一斉に見ることができるのでスムーズに会議を進めることができます。プレゼンをしているようなイメージで使えますね。

これに加えて、チャットを使って資料の配布もできるので、さまざまなアプリをあれこれ使わなくてもスカイプさえあれば問題なく会議を進めることができます。

とても簡単に使用することができるので、初めてのオンライン会議でも安心です!!

ただ、見せたい資料はすぐ見せられるようにあらかじめ用意しておくなど、準備が必要です!

 

会議を録画

この機能は文字通り、会議中の画面や音声を記録することができるというものです。

会議では必須の議事録をとらなくても録画、保存してくれるので、かなり助かる便利な機能ですよね!

議事録は会議が盛り上がって記録が難しくなることもありますが、スカイプは音声とともに画面録画ができるので、後日議事録が必要になっても録画を見返すことができて便利です。

画面を録画をする方法についても説明していきますね!

画面録画をする方法
  1. 通話中の画面にしておく
  2. 「録音を開始」というアイコンをクリック
  3. 録画のマークが画面上部に表示されるので確認
  4. 停止する場合は、「録音を停止」をクリック

以上の方法で、音声とともに画面を録画することができます。

画面の録画を始めると、参加している全員に通知が行くので、録画を忘れてしまうということは避けられるのではないでしょうか。

 

背景を変更

在宅で会議となると、ほかの参加者に見られても問題がないように、部屋を片付けないといけませんよね。これが少々手間です…。

ほかにも理由はあると思いますが、部屋を見せなくてもいいのならそうしたいものです。

なんと、スカイプには背景を変更できる機能がありました!

ちなみにこの機能はWindows、Mac、Linuxを利用したスカイプのみで利用できます。

これがあれば急な会議が入っても、部屋がきれいかどうか不安になる必要もなくなりますよね。

以前は背景をぼかすのみの簡単なものだったようですが、それがバージョンアップされたことで好きな背景を選択して会議に参加できます。

背景の画像は顔の輪郭に合わせて自動で合成してくれます。ですが、合成なので少し違和感はありますが、部屋が見えるより良いですよね!

その背景画面の変更をする方法をご紹介します。

背景を変更する方法
  1. 通話中の画面にしておく
  2. 画面下部に表示された「その他」をクリック
  3. 「背景効果の選択」をクリック
  4. PC内にある好みの画像を選ぶ

「その他」をクリックしてもいいですが、画面中央ののあるビデオ」のアイコンをクリックしても「背景効果の選択」はできるので、お好きな方法で変更してください。

もし以上の手順でも変更ができない場合は、スカイプのバージョンが古い可能性もあるので、バージョンアップをすることをおすすめします。

 

 

スカイプでの会議における注意点!!

ここまで、スカイプを利用して会議を行う方法やスカイプの便利な機能についてご紹介してきました。

かなり便利なスカイプですが、会議として利用するときの注意点もあります。

ですが、注意点を知っておくだけでトラブルが起きても早く対処できますよね。

スカイプで会議をするときの注意点についてご紹介していきます!

 

回線が重くなる

いくら在宅ワークでオンラインだとは言え、大人数で会議をすることもありますよね。

スカイプでも、大人数での会議は可能ですが人数に制限があり、一度に通話できる人数は最大25名までとなっています。

このくらいの人数が一度に参加できるとなると、大体の会議は問題なく行うことができるのではないでしょうか?

しかし、会議に参加している人数が20人を超えてしまうと、接続が切れてしまうこともあるので注意が必要です。

大事な会議の途中に接続が切れてしまうと大変ですよね。

一度に大人数が参加すると回線が途切れてしまいます。スカイプで会議をするときには人数にも気をつけながら行うとよいでしょう。

 

音声の質が悪くなる

こちらは人数には関係なく、ネットワークの環境が悪くなってしまうことにより生じてしまいます。

会議中に音声が途切れて聞こえなくなったり、会議の相手の声が何を言っているのか分からなくなったりしたら大変ですよね。

こういった事態は、なんとしてでも避けたいもの…。

もし音声の質が悪くなってしまった場合には、回線速度の速い接続に切り替えるか、インターネットに接続中のすべてのプログラムを切断する必要があります。

こうなる前に、しっかりとしたネットワーク環境を準備してから会議に挑むことをお勧めします。

 

時間制限がある

スカイプで通話を行う場合、時間に制限があるということも覚えておきましょう。

ビデオ通話は1日4時間、音声通話は1日10時間となっています。一か月だとビデオ通話も音声のみの通話も合わせて100時間までと設定されています。

1日4時間だと、何件も会議が入ってしまうとすぐに超えてしまいますよね。私の会社も1回の会議時間が長いので気をつけながら利用しています。

利用時間の上限を超えてしまうと、利用ができなくなってしまうため注意が必要です。

利用するときは、どのくらい通話しているかということを確認しながら利用しましょう。

 

セキュリティ面での不安がある

個人での利用者が多いスカイプは、ハッカーやスパムなどの標的にされることもあります。世界中のユーザーが利用者を検索できるので、このようなことも発生してしまうのだそうです。

それ以外にも、スパイウェアなどに感染してしまうことで企業の情報が漏洩してしまうといった事態も危険性としてはあるのだとか…。

このようなトラブルは、原因解明や復旧に時間がかかってしまう場合があります。

セキュリティ面のトラブルをできるだけ避けるために、パスワードを強化することです。

大文字や小文字、記号を組み合わせて作成すると強いパスワードを作成することができます。ほかにも、単語ではなく文章を組み合わせるのも良いのだそうです。

そして、定期的にパスワードを変更することもセキュリティを強化するうえで大切です。

いくら強固なパスワードを作成できたとしても、忘れてしまっては意味がありません。しっかりとメモをとりましょう!!

 

 

スカイプでの会議には有料のサービスもある!!

これまで紹介してきたスカイプは無料で利用できますが、有料で利用できるSkype for businessというサービスも存在しています。

このSkype for businessという有料のサービスはマイクロソフトのoffice365を使用します。

1人につき月額600円と有料ではありますが、無料のスカイプにはなかった法人向けの機能もあるので、会議など仕事で利用する場合にはおすすめです。

会議にはスカイプよりもSkype for businessがおすすめの理由についてご紹介します。

 

大人数での会議が可能

スカイプでは最大25人までしか同時に会議できなかったのに対し、Skype for businessでは最大250人での同時会議が可能です。

無料版スカイプの10倍の人数と同時に会議ができるなんてすごいですよね!社員全員での会議ができる会社も出てくるのではないでしょうか?

大人数の会社の場合はこちらのサービスの利用がおすすめです。

 

会社の電話を転送可能

取引先や顧客から会社にかかってきた電話を自宅で取ることができるなら、かなり便利ですよね!

この機能は、クラウドPBXが利用できるofficeのプランを選択することで利用できます。

そのプランを選択しておくことが必要ですが、在宅ワークが増える中であると便利な機能なのではないでしょうか?

 

セキュリティ対策も万全

従業員のアカウントを一括管理できるので、アカウントごとに通相手などの制限をかけることも可能です。

特定のユーザーのみと通話をできるようにしたり、社内限定または指定したドメインのみと通信ができるようすることも可能です。

また、チャットなどの通信内容をすべて暗号化することで、情報漏洩のリスクを抑えることもできます。

さらに、なりすましによるアカウントの乗っ取りを防ぐため、多くの認証方法を用いるなどしてセキュリティの対策が行われています。

これだけ対策がされていれば安心して利用できますね!

 

 

まとめ

  • スカイプでの会議に招待、参加には基本はアプリをダウンロードした方が良い
  • 会議に招待するにはユーザー名か連絡先を使って招待URL を送る
  • 画面共有や会議の録画ができるなど無料版でも機能充実
  • セキュリティ面に関して無料版だと不安がある場合は有料版がおすすめ

スカイプはあるのは知っていてもあまり使い方が分からなかったので避けていましたが、いざ利用してみると意外に簡単でした。

URLでの招待がなかなか上手くいかないということもあるので、ゆとりをもって会議に向けて用意をすることが必要ですね。

スムーズな会議に向けて、ぜひスカイプを利用してみてください!

 

コメント

タイトルとURLをコピーしました