電子印鑑は無料オンラインツールが使える!仕事の効率が2倍アップ!

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仕事の中で非効率だなと思う作業の一つに、印鑑の押印作業があります。

テレワークの日も増えてきて、押印をするために出社するという事もあります。とても生産性が低いです。

他の企業は、どうやって対応しているのだろう?と調べたところ、電子印鑑という存在を知りました。

なんと、電子印鑑はオンライン上で押印できるのです!オンライン上であれば、会わなくてもやり取りができます。

しかも、無料で作成できるツールもあります。無料であれば、取り入れやすいですし、会社への提案もしやすいですよね。

そして、この無料で使える電子印鑑のオンラインツールが、とにかく使えるのです!

電子印鑑を利用するメリットや、実際にオンラインで使える無料ツールまでご紹介します。

押印作業にわずらわしさを感じている、そこのあなた、必見です!

 

 

電子印鑑の無料オンラインツールが使える

電子印鑑とは、パソコン上で使用できる印鑑のことです。

本物の印鑑を紙に押印するように、パソコン上の文書に無料で押印することが可能です。

角印や社印など種類も豊富にありますので、その点も優れています。

オンライン上で無料使用できるのは、とても利便性が高いですよね。電子印鑑を使うメリットはいくつかあります。

ここでは、電子印鑑を使うメリットを3つ、ご紹介します。

 

フローの省略になる

電子印鑑を使うと、オンライン上で、書類作成→押印→完了の工程だけで済みます。

書類を印刷、承認を取る、印鑑を用意する、などのさまざまなフローの省略が可能です。

電子印鑑による承認ワークフローの効率化は、各々担当者のストレス軽減につながります。

押印時間は少しの時間かもしれませんが、積み重ねると大きな時間になる場合もあります。

この時間が削減されるだけで、他の業務を行う時間を生み出す事ができるかもしれないですね。

 

ペーパーレス化の実現

電子印鑑により、文書のプリントアウトをする必要がなくなり、オンライン上で済ます事が可能なので、ペーパーレス効果があります。

それにより、コピー用紙代やトナーなどの印刷代を抑えられるため、経費削減につながります。

無料で使えるので、電子印鑑自体にコストもかかりません。

 

不正防止機能がついている

電子印鑑の中には、押印をした時点で書類の変更を不可能にする機能があります。

それにより、書類の不正改ざんなどの悪用を、防止できます。

電子印鑑には2つの種類があります。1つは、画像を登録しただけのものです。

実際の印鑑を押印し、その画像をスキャナーでパソコンに取り込み、画像として保存したものです。

ただの画像であるため、セキュリティ性は低いです。そのため、社内回覧などの簡易的な利用の場合に限られるかなと思います。

もう1つは、セキュリティ機能がある電子印鑑です。誰がいつ押印したのか、がわかるセキュリティ機能があります。

仕事では、こちらの種類を使うのが安全かなと思います。

 

 

電子印鑑の無料ソフト6選

それでは、オンラインの電子印鑑を作成するツールは、どういう種類があるのでしょうか。

電子印鑑を無料で作成するソフトは何種類かあります。

それぞれに特徴があるので、合うものをみつけましょう。

 

Web認印

その名の通り認印を作成することができ、会員登録をしなくても利用できます。

手軽に作成したいという方におすすめですが、作成される画像は透過ではないため、自分で透過処理をする必要があります。

デザインは1種類しか用意されていないため、デメリットもあります。

 

エクセル電子印鑑

エクセルのアドインに「エクセル電子印鑑」という無料ソフトがあります。

エクセル電子印鑑を使うと、右クリックメニューに電子印鑑の押印メニューが出てきます。押したいところに手軽に押印できます。

テンプレートでいくつかの電子印鑑も用意されています。

エクセル電子印鑑では認印や角印の他に、日付入りの電子印鑑やオリジナルの印面を作成できるので選択肢が多いです。

エクセルで請求書などの書類を作成する場合は、まずは、こちらのソフトがおすすめです。

 

手作りはんこ作成ツール

日本郵政グループの「手作りはんこ作成ツール」は、元々、年賀状作成時のスタンプを作成するためのツールです。

スマートフォン用で、画像やテキストをハンコにできるので電子印鑑の作成にも使えます。

画像から作成する場合、印鑑を押印したものをスキャンし、画像として取り込みます。その後、トリミングしてアップロードします。

テキストから作成する場合は、丸印か角印を選択することが可能です。

 

クリックスタンパー

「クリックスタンパー」はサンプルをベースにしてさまざまな電子印鑑を作成できます。

丸印、角印や複数行があるハンコ、「社外秘」などの仕事で使われるスタンプも作成可能です。

 

クリップスタンプ

「クリップスタンプ」は、通常の丸印、角印に加えて日付の入ったハンコなども作れます。

エクセルだけではなく、ワードでも使えるため 、書類作成は主にワードを使用している場合、クリップスタンプがおすすめです。

 

パパッと電子印鑑Free

有料ソフト「パパッと電子印鑑3 PRO」の無料版です。

印鑑に使用する文字を入力して、フォントの種類や文字の大きさを選択します。

印鑑パネルという機能を使えば、ワードやエクセルにドラッグ&ドロップするだけで押印することができます。

 

 

電子印鑑は無料でエクセルから作れる

ほとんどの企業には、エクセルが導入されていると思います。

実は、ソフトを使わずに、エクセルでも電子印鑑を無料で作成することが可能です。

それでは、実際にエクセルで電子印鑑を無料作成する方法についてご説明していきます。

  1. 「挿入」→「図」を選択し、円形を挿入
  2. 円を右クリック→「塗りつぶしなし」に変更
  3. 円の上に印鑑の文字をテキストで入力
  4. 図を右クリックし「図として保存」を選択

これは盲点でした!エクセルの図を作成する機能を使って、無料で電子印鑑は作れます。

まずは簡易的な電子印鑑はエクセル上で、このように作成するのも良さそうですね!

この方法なら、明日からでも早速、実行できそうです。

 

 

電子印鑑の無料作成のデメリットと対策

ここまでの内容で、無料の電子印鑑を作成し、使用するメリットはたくさんあることがわかりましたね。

ところで、無料で電子印鑑を作成して、使用するデメリットって何かあるのかな。

契約書でも使う事があるから、きちんと把握しておきたいわ。

電子印鑑を使用するデメリットはどんな事があるでしょうか。

無料で電子印鑑を作成し、使用するデメリットは、ずばり「法的効力」です。

法的効力を持たないため、法人格の契約で、法的効力を持たないのはリスクが大きいです。

日々の業務の中で、法人格の契約はたくさんあると思います。

これは少し不安に感じますね。ただし、その対策はあります。

「法的効力」というデメリットへの対策は、契約自体の電子化(電子契約)です。

電子契約すると、契約自体に法的効力があるので、電子印鑑も法的効力をもちます。

電子契約はこのような機能があります。たくさん機能がありますので、以下にまとめました。

電子契約における機能一覧
電子契約機能 電子契約は、クラウド上で契約締結可能
電子署名機能 電子証明書とタイムスタンプを発行し署名を行う機能
電子証明書発行機能 本人確認書類で証明書を発行し、電子契約の安全性を高める機能
タイムスタンプ発行機能 署名や送信日時などを記録する機能
不可視署名機能 文字として表示されない署名を行う機能
セキュリティ機能 暗号化やデータのバックアップ、IPアドレスの制限、ファイアウォールなどセキュリティ対策を行う機能
情報登録機能 自社や取引先の基本情報を登録しておく機能
保管機能 契約書をオンライン上で保管する機能
検索機能 オンライン上に保管した文書を検索する機能
アラート機能 承認が滞っている場合や契約期限が近づいた際に通知を行う機能
ワークフロー機能 承認ルートに基づき、申請、承認を行う機能
タスク管理機能 それぞれの担当者にタスク付けを行い、その管理ができる機能
システム連携機能 他のシステムとの連携が行える機能

電子契約は、このようにたくさんの機能があります。

電子契約と電子印鑑の特徴を知って、書類の種類に合わせて対応できると万全ですね。

 

 

まとめ

  • 電子印鑑はオンラインで使える無料ソフトが使える
  • 電子印鑑はエクセルでも無料で作る事ができる
  • 電子印鑑のメリットは、オンライン作成で業務の効率化やペーパーレス化などがある
  • 電子印鑑は法的効力が弱いため、オンラインの電子契約を併用すると良い

印鑑の押印作業の非効率な時間をどうにかできないかな?と長年思っていました。

その悩みは電子印鑑や電子契約でだいぶ改善ができそうですね!

まだ全企業が取り入れているわけではないので、対応できない場合もあるかもしれませんが、無料で作成できるので、社内書類から始めてみるのも有りですね。

上手に電子印鑑を取り入れて仕事の効率化をはかりましょう。

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